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Prokrastination vermeiden und FOKUS halten! Die besten 5 Tipps aus der Praxis.

Viele meiner Coaching-Klienten stellen sich die Frage, wie sie besser den Fokus auf wichtige Ziele und Tätigkeiten halten können. Immer stärker werden wir überhäuft mit Nachrichten und Aufgaben via Email, TEAMS, Slack, WhatsApp, LinkedIn, Insta und weitere Social Media-Kanäle. Nach einem langen Arbeitstag haben wir dann viel gelesen und beantwortet, haben jedoch das Gefühl, gar nichts an dem Tag erreicht zu haben.


Im Folgenden stelle ich einige der praxis-tauglichsten Methoden vor, um den Fokus zu halten und Prokrastination (d.h. das Ausschieben von Tätigkeiten) zu vermeiden:

1. Ein Highlight pro Tag festlegen Legen Sie am Morgen (z.B. bei der ersten Tasse Kaffee) Ihr persönliches Highlight für den Tag fest: etwas, dass Sie heute erreichen möchten und worauf Sie dann ein wenig stolz können. Dies kann einen beruflichen Kontext haben (z.B. ein Konzept, ein wichtiges Gespräch oder eine Präsentation) oder auch ein privates Vorhaben sein (z.B. einen Kellerraum aufräumen oder eine schöne Aktivität mit einem Familienmitglied durchführen). Blocken Sie für Ihr persönliches Highlight einen ausreichenden Zeitabschnitt, in dem Sie dafür sorgen, dass dieses Highlight fokussiert umgesetzt werden kann und Ihrem persönlichen Anspruch entspricht. Schalten Sie in diesem Zeitabschnitt alle Störquellen aus.

2. Den Tag strukturieren Den Kern des Tages haben Sie bereits geplant: das Highlight. Planen Sie nun (grob) den Rest des Tages rund um das Highlight. Legen Sie Zeitabschnitte für konkrete Aufgabenschwerpunkte, für Meetings, für die email-Bearbeitung und die social media-Pflege sowie für größere Pausen fest. Dokumentieren Sie diese Abschnitte auch in Ihrem Kalender und versuchen Sie dann, diese Planung bestmöglich einzuhalten. Reflektieren Sie am frühen Abend Ihre Tagesplanung und die erzielten Ergebnisse. In aller Regel stellt sich nun eine Zufriedenheit ein, da Sie sich etwas vorgenommen und erreicht haben.

3. Aufgabenpakete realistisch planen Vermeiden Sie die Planung unrealistischer Tagesziele. Schneiden Sie größere Aufgabenpakete in kleinere Teilaufgaben und verteilen Sie diese über mehrere Tage. Viele konzeptionelle Aufgaben lassen sich beispielsweise in Kapitel unterteilen, vertriebliche Aktivitäten in kleinere Unterziele, etc… So kommen Sie kontinuierlich jeden Tag ein Stück voran und können täglich Erfolgserlebnisse feiern.

4. „Eat the frog in the morning“ Es gibt häufig die eine Aufgabe des Tages, die voraussichtlich so gar keinen Spaß machen wird, z.B. ein unangenehmer Anruf oder eine Dokumentationstätigkeit. Erledigen Sie diese Aufgabe gleich als erstes (nach der Tagesplanung). Dies hat gleich mehrere positive Effekte: Sie sind froh und auch ein bisschen stolz, es vollbracht zu haben und Sie vermeiden das störende Rauschen im Hinterkopf, falls sie diesen „frog“ vor sich herschieben.

5. Kanäle ausschalten / Störungen vermeiden Immer wenn möglich sollten Sie eingehende Nachrichtenkanäle, Benachrichtigungen ausschalten sowie Social media und Websiten schließen. Zu groß ist die Versuchung, mal „schnell“ eine Nachricht zu lesen und darauf zu antworten. In aller Regel sind Emails oder Nachrichten nicht so wichtig, dass sie sofort beantwortet werden müssten. Blocken Sie sich besser konkrete Zeitfenster für diese Aktivitäten (s. Tipp 2).

Probieren Sie diese Tipps ein paar Wochen aus!

Sie werden auf dieser Basis Ihre eigenen Gewohnheiten entwickeln, effektiver arbeiten und auf diese Weise kontinuierlich Ihre berufliche und private Zufriedenheit steigern.


Senden Sie mir gerne Ihr Feedback zu diesen Tipps zu!


nico.gersdorff.coaching@gmail.com

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